Ohne Angst: 6 Tipps, wie du souverän telefonierst

Vor, nach und während eines Telefonates können dir die richtigen Tipps dabei helfen, dich sicherer zu fühlen, Ängste freizulassen und souverän zu wirken. Im folgenden findest du Anregungen, die dich auf professionelle Telefonate mit Firmen, Fremden, Instituten & Co vorbereiten.

Tipp 1

Bereite dich auf das Telefonat vor.

Das gilt auch für Telefonate, bei denen du nur die grobe Uhrzeit/den Tag/die Woche weißt. Vorbereitet ist vorbereitet.

Mache dir Notizen:

  • Welche Fragen möchtest du stellen?
  • Was wurde bist jetzt schon besprochen?
  • Welche Fragen könnte dir dein/e Gesprächspartner/in stellen?
  • Was wäre deine absolute Angst-Frage?

Überlege dir dafür bereits jetzt eine Antwort und notiere sie in Stichpunkten.
Außerdem kannst du dir ein Glas Wasser bereitstellen, wichtige Tabs im Browser schon öffnen, die dir Informationen für das Gespräch geben. Je besser du dich vorbereitet und recherchiert hast, desto professioneller wirst du auch im Telefonat wahrgenommen.

Falls du nur weißt, dass dich “in den nächsten 10 Tagen jemand von Firma XY” anrufen wird, kannst du dich so gut dir bekannt ist trotzdem darauf vorbereiten.
Für eine bestimmte Frage oder Antwort kannst du dir auch Notizen im Smartphone machen oder einen Zettel in deinen Geldbeutel legen. Vielleicht brauchst du dann die Informationen doch nicht, aber: du fühlst dich vorher sicher, weil du weißt, wo diese Informationen liegen.
(Das ist übrigens auch ein großer Effekt beim Spickzettelschreiben: Sicherheit).

Tipp 2

Frage immer nach, wer mit dir spricht.

Wenn du nach dem Namen der Person “am anderen Ende” fragst, zeigst du damit dein Interesse am Telefonat, an der Person als Individuum und deine Aufmerksamkeit.

Oft wird es ja unangenehm wahrgenommen, den Hörenden am anderen Ende nach dem Namen/der Institution zu fragen.

Jedoch ist es noch viel unangenehmer, im Nachhinein nicht mehr zu wissen, mit wem du gesprochen hast oder von wem du gerade Informationen erhalten hast. Daher seit lieber im Vornherein mutig, zeig Initiative und Interesse.

Das gilt übrigens auch für die Schreibweise. Frage ganz ruhig nach dem Namen und ggfs. auch nach der Schreibweise. Viele Menschen sind es gewöhnt, ihren Namen zu buchstabieren und wundern sich wohl eher, wenn keiner am Telefon nachfragt. Es zeugt daher von Respekt, sich dafür zu interessieren.

Tipp 3

Suche dir einen möglichst ruhigen Ort und nimm eine aufrechte Körperhaltung ein.

Gerade, wenn du bei dir zuhause bist, kannst du auch mal mit einer bequemen Hose (aufrecht sitzend) telefonieren, um so unnötig schnelles Atmen oder Atemlosigkeit & Keuchen (Bauch eingeklemmt) zu vermeiden. Je weiter du beim Telefonieren nach vorne vorgebeugt bist, desto eher verhinderst du, dass du genug Luft holen kannst.

Ebenso solltest du möglichst ruhig sitzen/stehen, nicht mit Gegenständen spielen oder mit den Fingern klappern. Nicht alle Geräusche werden für dein Gegenüber rausgefiltert.
Dein/ Gesprächspartner/in sieht dich ja nicht und könnte somit das Gefühl bekommen, du bist in Eile, im Stress, auf dem Sprung, hast das Telefonat dazwischengeschoben und kannst dich vielleicht auch nicht auf den Inhalt konzentrieren.

Tipp 4 (Wenn du nicht wusstest, dass du angerufen wirst)

Niemand ist immer perfekt erreichbar und zu 100% auf unerwartete Telefonate vorbereitet.

Du musst weder in der ersten Millisekunde das Gespräch annehmen, noch musst du während des Gesprächs schon alle Antworten und Lösungen parat haben.

Stell dir immer vor, wie du selbst am Telefon behandelt werden möchtest: Freundlich und respektvoll. Es ist wesentlich wichtiger, das Anliegen des Anderen ernst zu nehmen und ihm zuzuhören, als panisch und schnell Antworten herauszuwerfen oder große Versprechen zu machen.

Daher: Übe doch einmal Antworten für solche Situationen, damit es dir leichter fällt, souverän zu antworten, wenn du wieder kalt angerufen wirst.

Solche Antworten könnten wir folgt lauten:

“Das würde ich kurz noch einmal (mit meiner Chefin/Kundin…) abklären und Ihnen dann Bescheid geben. Wann kann ich Sie denn nachher/morgen… zurückrufen?”
– So zeigst du, dass du dich kümmerst und keine vorschnelle Entscheidungen treffen möchtest.

“Hallo Herr/Frau…, vielen Dank für Ihren Anruf. Ich freue mich sehr, dass Sie sich melden…”
– So gewinnst du Zeit und startest freundlich ins Gespräch.

“Könnten Sie noch einmal Ihren Namen sagen. Ich möchte sichergehen, ihn richtig zu notieren. […] Vielen Dank!”
– So zeigst stellst du eine persönliche Ebene im Gespräch her und zeigst Respekt gegenüber dem Anrufenden.

“Könnten Sie den letzten Satz bitte noch einmal sinngemäß wiederholen? Ich möchte sichergehen, dass keine Informationen verloren gehen.”
– So zeigst du, dass dir die Informationen aus dem Gespräch wichtig sind und du dein Gegenüber ernst nimmst.

Tipp 5

Die verbale Kommunikation ist das A und O.

Das Telefon ist ein Medium, was viele Kommunikationskanäle auf ein Minimum, einen einzigen Kanal reduziert: Das Hören.

Das bedeutet, dass Blicke und Mundbewegungen beim Sprechen, bzw. allgemein die komplette Mimik, Gestik, Körperhaltung nicht übertragen werden. So können viel leichter Missverständnisse entstehen.

Das bedeutet: Wenn du verstanden werden willst und verstehen willst, um nach dem Telefonat nicht verwirrt zu sein, ist verbale Kommunikation besonders wichtig.
Es gilt, alles zu verbalisieren, was zum inhaltlichen Verständnis beitragen könnte. Wenn du beispielsweise einen Hinweis oder einen To Do Punkt notierst und dabei nicht sprichst, kann es dem Gegenüber helfen, dies auch zu verbalisieren “Ich schreibe gerade mit/ notiere das gerade…”

Tipp 6

Halte, was du sagst – sei zuverlässig.

Wenn das Telefonat vorbei ist, ist es noch nicht wirklich vorbei.

Verlasse dich nicht auf den Gesprächspartner, sondern notiere immer selbst, was für dich wichtig ist.

Alle Aktionen, die besprochen wurden, solltest du auch zuverlässig umsetzen. Das kann bedeuten, Informationen weiterzugeben, Gegebenheiten abzuklären, zurückrufen, Termine zu versenden, Mails zu schreiben, selbst aktiv werden, zu organisieren oder recherchieren.

Vor allem, wenn Deadlines besprochen sind, steht Zuverlässigkeit an oberster Stelle.

Wenn du in Kontakt mit dem Anrufenden bleiben möchtest, kannst du z.B. ihn/sie telefonisch auf dem Laufenden zu halten oder noch eine Dankes-Mail zurückzuschreiben.


Ich freue mich sehr, wenn dir meine Tipps helfen, dich vor und während Telefonaten souverän zu fühlen. Falls du noch mehr Fragen hast und Unterstützung benötigst, deine Ängste abzulegen, schreib mir gern!

Liebe Grüße,
Sabine

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